Fallstudie eines Kunden
Ausgangslage
Unser Kunde ist Unternehmen mit rund 20 Mitarbeitenden, bietet technische Dienstleistungen für Privat- sowie Firmenkunden an. Die Aufträge reichen von kleineren Einsätzen (wenige Stunden) bis hin zu mehrwöchigen Projekten. Die Aufgaben teilen sich in einen Vor-Ort Anteil und Backoffice Tätigkeiten, die meist einen Austausch mit Behörden benötigen.
Vor der Einführung von Odoo wurden Kundenkontakte und Aufträge hauptsächlich über unterschiedliche Excel-Listen und E-Mails verwaltet. Dies führte zu mehreren Herausforderungen:
fehlende Transparenz: Es war oft unklar, in welchem Status sich ein Auftrag gerade befand.
Doppelarbeit: Kundendaten mussten mehrfach erfasst werden.
Kommunikationsprobleme: Außendienstmitarbeiter und die Kollegen im Büro hatten keinen einheitlichen Informationsstand, was zu Problemen in der Abrechnung geführt hat.
Die Geschäftsführung erkannte, dass ein einheitliches System notwendig war, um Prozesse effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Einführung Odoo
Ablauf der Einführung und größte Meilensteine.
Erster Kontakt
Kontaktaufnahme und erstes Kennenlernen.
Anforderungs Workshop
Halbtages Workshop beim Kunden. Verstehen der Probleme und Anforderungen. Entwickeln von Lösungsideen mit Odoo.
Abrechnung & Dashboard
Einführung des Abrechnungsmoduls, um Rechnungen und offene Posten mittels Dashboard zeitnah zu monitoren.
CRM
Einführung des CRM Moduls. Transparenter Status über Kundenkontakte. Setzen von Aufgaben, um Übergang im Urlaubs- oder Krankenstandsfall zu erleichtern.
Bewusster Verzicht auf hohen Automatisierungsgrad.
GoLive
Positive Annahme durch die Mitarbeiter. Verbesserungen zeitnah spürbar.
Learnings einbauen
Learnings aus dem Echtbetrieb einbauen. Automatisierungsgrad erhöhen.
Nächste Schritte: Kalender und Termine
Ergänzen von Terminen in den Kalendern der Mitarbeitern. Synchronisation mit Outlook.
Ergebnisse
Mehr Transparenz: Jeder Mitarbeitende sieht auf einen Blick, welcher Auftrag in welchem Stadium ist.
Reduzierte Doppelarbeit: Kundendaten müssen nur einmal erfasst werden, was Fehler minimiert.
Bessere Zusammenarbeit: Außendienstmitarbeiter und die Kollegen im Büro haben einheitlichen Informationsstand. Keine Abrechnung wird vergessen. Kein offener Posten geht unter.
Klare Prioritäten: Leads und Aufträge können gezielt nachverfolgt und bewertet werden, was die Effizienz steigert.
Dank der Einführung von Odoo konnte unser Kunde seine internen Prozesse nachhaltig optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
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